Politique de confidentialité / RGPD
Dernière mise à jour : 26/03/2026
Politique de confidentialité
En vigueur à compter du 26/03/2026
La présente politique de confidentialité décrit la manière dont Sweetsoft collecte, utilise et protège vos données personnelles dans le cadre de l'utilisation de la plateforme Gestia, conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée (Loi Informatique et Libertés).
1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données personnelles est :
Sweetsoft
Adresse : [Adresse à compléter]
SIRET : [SIRET à compléter]
Email : contact@gestiaerp.com
Téléphone : [Téléphone à compléter]
2. Données collectées
Nous collectons les catégories de données suivantes :
| Catégorie | Données | Finalité |
|---|---|---|
| Données d'identification | Nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone | Création et gestion du compte utilisateur |
| Données de connexion | Adresse IP, logs de connexion, identifiants de session, user-agent du navigateur | Sécurité, détection de fraude, support technique |
| Données métier | Informations clients, produits, commandes, devis, factures saisies par le Tenant | Fourniture du service ERP |
| Données de paiement | Informations de facturation (traitées par Stripe, non stockées sur nos serveurs) | Gestion des abonnements |
| Données analytiques | Pages consultées, durée de visite, interactions (collectées via PostHog) | Amélioration du service et mesure d'audience |
3. Finalités du traitement
Les données sont traitées pour les finalités suivantes :
- Fourniture, gestion et amélioration du service ERP Gestia
- Gestion des comptes utilisateurs et de l'authentification
- Facturation et gestion des abonnements (via Stripe)
- Mesure d'audience et analyse statistique du site (via PostHog)
- Support technique et relation client
- Sécurité du service (détection d'accès non autorisés, prévention de la fraude)
- Respect des obligations légales et réglementaires (notamment la conservation des factures)
4. Base légale du traitement
| Finalité | Base légale (art. 6 RGPD) |
|---|---|
| Fourniture du service ERP | Exécution du contrat (art. 6.1.b) |
| Gestion du compte utilisateur | Exécution du contrat (art. 6.1.b) |
| Facturation et paiement | Exécution du contrat (art. 6.1.b) |
| Conservation des factures | Obligation légale (art. 6.1.c) — art. L.123-22 du Code de commerce |
| Mesure d'audience (PostHog) | Consentement (art. 6.1.a) |
| Sécurité et prévention de la fraude | Intérêt légitime (art. 6.1.f) |
| Support technique | Intérêt légitime (art. 6.1.f) |
5. Destinataires des données
Les données personnelles peuvent être communiquées aux destinataires suivants :
- Personnel autorisé de Sweetsoft (support technique, administration)
- Stripe (traitement des paiements) — Politique de confidentialité Stripe
- PostHog (mesure d'audience) — Politique de confidentialité PostHog. Les données sont hébergées dans l'Union européenne (serveur EU).
- Hébergeur du service (infrastructure technique)
Aucune donnée n'est vendue ou cédée à des tiers à des fins commerciales ou publicitaires.
6. Transferts internationaux
Certains de nos sous-traitants (Stripe) peuvent transférer des données en dehors de l'Espace Économique Européen (EEE). Ces transferts sont encadrés par des garanties appropriées conformément au RGPD (clauses contractuelles types de la Commission européenne, décisions d'adéquation, ou mécanismes de certification). PostHog est configuré pour héberger les données sur des serveurs situés dans l'Union européenne.
7. Durée de conservation
| Données | Durée de conservation |
|---|---|
| Données de compte utilisateur | Durée de l'abonnement + 3 ans après la fin de la relation contractuelle |
| Données métier du Tenant | Durée de l'abonnement + 30 jours (puis suppression) |
| Factures | 10 ans (obligation légale — art. L.123-22 du Code de commerce) |
| Logs de connexion | 12 mois (conformément au décret n° 2011-219) |
| Données PostHog | Durée du consentement (13 mois maximum, conformément aux recommandations CNIL) |
8. Vos droits
Conformément au RGPD (articles 15 à 22), vous disposez des droits suivants :
- Droit d'accès (art. 15) : obtenir une copie de vos données personnelles
- Droit de rectification (art. 16) : corriger des données inexactes ou incomplètes
- Droit à l'effacement (art. 17) : demander la suppression de vos données, sous réserve des obligations légales de conservation
- Droit à la limitation du traitement (art. 18) : limiter le traitement de vos données dans certains cas
- Droit à la portabilité (art. 20) : recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine
- Droit d'opposition (art. 21) : vous opposer au traitement fondé sur l'intérêt légitime
- Droit de retirer votre consentement : à tout moment, pour les traitements fondés sur le consentement (sans affecter la licéité du traitement antérieur)
Pour exercer ces droits, contactez-nous à : contact@gestiaerp.com. Nous répondrons dans un délai maximum d'un mois, conformément à l'article 12 du RGPD.
9. Sécurité
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles, notamment :
- Chiffrement des données en transit (HTTPS/TLS)
- Hachage des mots de passe et des clés API
- Isolation des données entre Tenants (architecture multi-tenant sécurisée)
- Contrôle d'accès basé sur les rôles
- Sauvegardes régulières
10. Réclamation
Si vous estimez que le traitement de vos données personnelles constitue une violation du RGPD, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL (Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés) :
CNIL — 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 PARIS CEDEX 07
Site web : www.cnil.fr
Privacy Policy / GDPR (English)
Effective from 26/03/2026
This privacy policy describes how Sweetsoft collects, uses, and protects your personal data when using the Gestia platform, in accordance with Regulation (EU) 2016/679 (GDPR) and French Law No. 78-17 of 6 January 1978, as amended (French Data Protection Act).
1. Data Controller
The data controller is:
Sweetsoft
Address: [Adresse à compléter]
SIRET: [SIRET à compléter]
Email: contact@gestiaerp.com
Phone: [Téléphone à compléter]
2. Data Collected
We collect the following categories of data:
- Identification data: surname, first name, email address, phone number — for account creation and management
- Connection data: IP address, connection logs, session identifiers, browser user-agent — for security and technical support
- Business data: customer, product, order, quote, and invoice information entered by the Tenant — for ERP service provision
- Payment data: billing information (processed by Stripe, not stored on our servers) — for subscription management
- Analytics data: pages viewed, visit duration, interactions (collected via PostHog) — for service improvement and audience measurement
3. Purpose of Processing
Data is processed for the following purposes:
- Provision, management, and improvement of the Gestia ERP service
- User account management and authentication
- Billing and subscription management (via Stripe)
- Audience measurement and statistical analysis (via PostHog)
- Technical support and customer relations
- Service security (detection of unauthorized access, fraud prevention)
- Compliance with legal and regulatory obligations (including invoice retention)
4. Legal Basis for Processing
- ERP service provision, account management, billing: Contract performance (Art. 6.1.b GDPR)
- Invoice retention: Legal obligation (Art. 6.1.c GDPR)
- Audience measurement (PostHog): Consent (Art. 6.1.a GDPR)
- Security and fraud prevention, technical support: Legitimate interest (Art. 6.1.f GDPR)
5. Data Recipients
Personal data may be shared with the following recipients:
- Authorized personnel of Sweetsoft (technical support, administration)
- Stripe (payment processing) — Stripe Privacy Policy
- PostHog (audience measurement) — PostHog Privacy Policy. Data is hosted in the European Union (EU server).
- Hosting provider (technical infrastructure)
No data is sold or shared with third parties for commercial or advertising purposes.
6. International Transfers
Some of our processors (Stripe) may transfer data outside the European Economic Area (EEA). Such transfers are safeguarded by appropriate guarantees in accordance with the GDPR (EU standard contractual clauses, adequacy decisions, or certification mechanisms). PostHog is configured to host data on servers located in the European Union.
7. Data Retention Period
- User account data: duration of subscription + 3 years after end of contractual relationship
- Tenant business data: duration of subscription + 30 days (then deleted)
- Invoices: 10 years (legal obligation — Art. L.123-22 French Commercial Code)
- Connection logs: 12 months (in accordance with Decree No. 2011-219)
- PostHog data: duration of consent (13 months maximum, per CNIL recommendations)
8. Your Rights
Under the GDPR (Articles 15 to 22), you have the following rights:
- Right of access (Art. 15): obtain a copy of your personal data
- Right of rectification (Art. 16): correct inaccurate or incomplete data
- Right to erasure (Art. 17): request deletion of your data, subject to legal retention obligations
- Right to restriction of processing (Art. 18): limit the processing of your data in certain cases
- Right to data portability (Art. 20): receive your data in a structured, commonly used, machine-readable format
- Right to object (Art. 21): object to processing based on legitimate interest
- Right to withdraw consent: at any time, for processing based on consent (without affecting the lawfulness of prior processing)
To exercise these rights, contact us at: contact@gestiaerp.com. We will respond within a maximum of one month, in accordance with Article 12 GDPR.
9. Security
We implement appropriate technical and organizational measures to protect your personal data, including:
- Data encryption in transit (HTTPS/TLS)
- Hashing of passwords and API keys
- Data isolation between Tenants (secure multi-tenant architecture)
- Role-based access control
- Regular backups
10. Complaints
If you believe that the processing of your personal data violates the GDPR, you have the right to lodge a complaint with the CNIL (French Data Protection Authority):
CNIL — 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 PARIS CEDEX 07
Website: www.cnil.fr